Cuatro elementos clave para una reunión efectiva

Las reuniones pueden ser un “asesino” enorme. Me sorprende la cantidad de tiempo que muchas empresas y organizaciones pasan en las reuniones. Hay una línea muy fina entre la comunicación que se necesita y la pérdida de tiempo.

La otra cara de la moneda es: "Estoy trabajando en una organización que no se comunica".

Entonces, ¿Cómo gestiona una empresa una comunicación efectiva frente a la pérdida de tiempo?. Muchas organizaciones han permitido que su sistema de correo electrónico se convierta en su método de comunicación "predeterminado". Los correos electrónicos pierden tanto en tono, textura y significado. He encontrado que los correos electrónicos son la forma menos efectiva de comunicar cualquier cosa más allá de la información básica.

Entonces, ¿Cómo atrae una persona la atención de alguien sin cruzar esa fina línea de perder el tiempo de otros? Inicialmente, los militares desarrollaron el concepto de reuniones informativas, un proceso diseñado para brindar a los participantes información crítica, sin meterse demasiado en la "maleza". 

Desafortunadamente, hoy en día, las fuerzas armadas han moldeado muchas de sus reuniones informativas tomando como base el formato de empresas estadounidenses y el tiempo que pasan en reuniones ha crecido exponencialmente.

Aún así, nos han proporcionado cuatro elementos críticos para que una sesión informativa sea productiva y breve. Esto es lo que recomiendan los expertos:

1) Entender tu tema. Un error crítico es cuando la persona que da la información no tiene un conocimiento profundo o comprensión del concepto del tema. La profundidad de conocimiento permite que la persona elimine la información extemporánea y corte directamente al corazón de la información o los factores críticos. Desafortunadamente, muchos de nosotros hemos asistido a una sesión informativa de una persona que no entiende el tema. Esto es una pérdida de tiempo.

2) Desarrollar un esquema. Escribir y desarrollar un resumen de lo que es esencial y lo que debe cubrirse obliga a un presentador a procesar internamente y hacer aclaraciones importantes. La redacción de puntos y pensamientos clave permite que la "sesión informativa" se centre en elementos importantes.

3) Resalte los puntos clave. Las reuniones informativas no deben dar y cubrir toda la información. Resaltar los puntos clave y omitir la información menos importante le permite centrarse en los hechos clave que usted, como presentador, desea que la audiencia se lleve. La identificación de los desafíos clave es una base excelente para una reunión informativa. Menos es más y este concepto puede ser una herramienta muy útil para enfocar un tema.

4) Vea más allá de los hechos. Actualmente con el Internet, cualquier persona puede encontrar respuestas a casi cualquier pregunta sobre casi cualquier tema. Hay respuestas a nuestro alrededor. La clave para una reunión informativa efectiva es la información que se brinda a la presentación. Los informadores eficaces son capaces de aportar una nueva perspectiva a un tema.

El objetivo es poder llegar a los puntos rápidamente y proporcionar claridad, sin sacrificar la integridad. Un resumen breve y efectivo es una obra de arte, pero rara vez se logra.

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