Nuevo requisito a empresas que soliciten número de identificación del empleador

Durante la Semana Nacional de la Pequeña Empresa del 5 al 11 de mayo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) quiere que los contribuyentes de pequeñas empresas y los trabajadores por cuenta propia sepan que, a partir del 13 de mayo, un cambio importante afectará la forma en que emite números de identificación del empleador o EINs.

Con el robo de identidad en aumento en la comunidad de pequeñas empresas, la agencia también ofrece consejos para los contribuyentes de negocios y recursos para proteger sus datos contra el robo.

EINs y personas responsables. A partir del 13 de mayo, solo las personas con números de identificación de impuestos, ya sea un número de seguro social (SSN) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN), pueden solicitar un número de identificación del empleador. Este nuevo requisito, que el IRS anunció por primera vez en marzo, proporcionará una mayor seguridad al proceso de EIN al exigir que un individuo sea la persona responsable y también mejorará la transparencia.

El cambio prohíbe a las entidades usar sus propios EINs para obtener EINs adicionales. El nuevo requisito se aplica tanto a las presentaciones en papel del Formulario SS-4 (en inglés), Solicitud de un número de identificación del empleador, como solicitudes por internet del EIN.

Seguridad de datos. Las empresas y otras organizaciones, especialmente sociedades, fideicomisos y sucesiones deben estar conscientes que ellos también pueden ser víctimas del robo de identidad. Criminales podrían presentar formularios 1120 (sociedades anónimas), 1120S (sociedades anónimas de tipo S) o el Anexo K-1 en sus nombres. El año pasado, 2 mil 450 empresas informaron que eran víctimas del robo de identidad relacionado con los impuestos, un aumento del 10 por ciento sobre 2017.

Las empresas y otras organizaciones también pueden ayudar a combatir el robo de identidad ayudando a educar a sus empleados y sus clientes. Las empresas pueden compartir la Publicación 4524 (en inglés), Impuestos. Seguridad. Unidos: Concienciación sobre la seguridad para los contribuyentes o crear sus propios mensajes urgiendo a empleados, o clientes a proteger sus datos y estar al tanto de los correos electrónicos de phishing, la táctica más común usada por los criminales para robar datos.

Las empresas también deben educar a su personal de recursos humanos y nómina sobre los peligrosos fraudes de phishing. El fraude con el Formulario W-2 engaña al personal de recursos humanos y nómina a compartir información de salarios e ingresos de empleados haciéndose pasar por ejecutivos de la compañía. Vea Robo de información del Formulario W-2/SSN: Información para negocios y proveedores de servicios de nómina (en inglés).

Las empresas que conservan información financiera confidencial deberían revisar y actualizar su plan de seguridad. La Publicación 4557 (en inglés), Protección de datos de contribuyentes, proporciona un buen lugar para comenzar y brinda recomendaciones útiles.

Recuerde, para mayor información sobre preguntas tributarias, planes de pago o algún otro asunto relacionado con los impuestos, visite el sitio web www.irs.gov o llame a la Línea de Servicio al Contribuyente del IRS al 1-800-829-1040 extensión 8 para español. Si necesita reportar fraude tributario llame gratis al 1-800-829-0433 y síganos en Twitter: www.twitter.com/irmaIRS.